Dedicato ai professionisti commercialisti: come fare la riconciliazione bancaria automatica in modo rapido e sicuro.
Riassunto dell’articolo precedente dedicato ai primi passi da muovere per un’ottimale riconciliazione bancaria automatica (lo trovi qui):
- Quali sono le 3 maggiori cause di una mancata/incompleta/disomogenea/poco sicura trasmissione dei documenti dal cliente allo studio commercialista?
- Se il cliente NON fornisce i movimenti bancari, gli estratti conto…il professionista non è fisiologicamente in grado di processarli → perdita di tempo e di energie per reperirli
- Le informazioni inviate allo studio non sono di tipo standard → fatica a processarli, con conseguente confusione e perdita di tempo ed energie
- Le informazioni possono essere stoccate in pochi posto sicuri dal punto di vista informatico e inviate con strumenti a rischio di attacco informatico (Mail, Chat…) → rischi di sicurezza su documenti molto delicati
- La soluzione: come reperire in modo automatico i documenti dai clienti dello studio, in autonomia, in real time e da una fonte sicura
Gli strumenti che salvano tempo ed energia nella riconciliazione bancaria
Sfruttando la direttiva PSD2 che ha rivoluzionato il mondo dell’home banking, permettendo a soggetti terzi qualificati (TTP Third Party Provider) di fare da ponte e offrire servizi di elaborazione dei dati presenti nei conti correnti.
Con la giusta soluzione, lo studio commercialista oggi può accedere a tutti i movimenti di tutte le banche del cliente e può farlo in completa autonomia sfruttando lo strumento dello SPID, attraverso una delega da parte del cliente.
Ora, una volta che lo studio ha reperito i documenti, è tempo di risparmiare ancor più tempo ed energie, attivando la riconciliazione bancaria automatica.
La prima domanda è: dove trovare le fatture dei clienti per poter eseguire la riconciliazione bancaria?
Una volta reperiti i movimenti bancari del cliente, è tempo di reperire le fatture e questo è un altro grosso scoglio che gli studi commercialisti si trovano a dover affrontare.
Anche in questo caso si profilano i problemi relativi alla raccolta di documenti:
- Il cliente NON consegna le fatture allo studio ( o lo fa in ritardo, con errori, in modo disomogeneo…)
- Il formato delle fatture NON è standard (occorre convertire i documenti, ci sono difficoltà nel leggerle…)
- Le fatture vengono magari stoccate nel computer del cliente, inviate via mail…(potenziali problemi di sicurezza informatica)
- Le fatture risiedono nel gestionale, ma questa operazione richiede comunque un data entry, ovvero un inserimento manuale dei documenti
Allo studio di professionisti commercialisti serve avere le fatture in modo rapido, puntuale, omogeneo e da una fonte sicura.
Questo posto è l’Agenzia delle Entrate.
Tra tutti gli ambienti considerabili, l’Agenzia delle Entrate è infatti il più affidabile, ed è anche il più accessibile, in quanto lo studio, attraverso le credenziali Entratel (username, password e pin) può entrare e consultare ciò che desidera, quindi fatture di vendita d’acquisto ed eventuali corrispettivi.
Il tutto con delega dei clienti che dura tre mesi e che per essere attivata richiede 10-20 secondi una tantum.
La soluzione per la riconciliazione bancaria automatica – in cloud
La riconciliazione bancaria automatica si inserisce in un contesto oggi imprescindibile.
Allo studio serve oggi poter lavorare in un ambiente snello, condivisibile e di semplice accesso a tutti gli operatori.
Questo ambiente è il cloud, che non chiede di installare nulla e permette di accedervi solo con una password.
Ed ecco quello che succede.
La soluzione Fintech presenta l’area amministrativa che è l’area di pertinenza dello studio.
Attraverso una funzione, il sistema si collega all’Agenzia delle Entrate e permette lo scarico delle fatture.
Lo studio si trova nelle condizioni di poter ricevere i saldi dei movimenti di tutti i clienti e questo permette, ogni giorno ad una determinata fascia oraria, di portare dentro al sistema tutte le fatture e tutti i movimenti fino al giorno prima, in modo da essere sempre in linea.
In pochi click, si risolvono tutti e tre i problemi di cui abbiamo parlato all’inizio di questo articolo, ovvero mancato invio dei documenti da parte dei clienti, documentazione disomogenea e problemi di sicurezza informatica.
L’ultimo elemento che manca è il piano dei conti, e questo viene inserito attraverso un collegamento con il gestionale in uso.
Il sistema elabora i dati secondo funzioni semplici e standard e avviene la riconciliazione bancaria.
Per ragioni di sicurezza e per permettere un doppio controllo, i movimenti NON vanno a finire immediatamente nella contabilità o nel gestionale di studio, bensì in un limbo provvisorio che si chiama storico riconciliazioni.
Quando i movimenti sono certi, vengono etichettati e inseriti, riconciliati, in contabilità.
Benefici a cascata per ogni studio di professionisti commercialisti
Lo studio entra nel sistema, accede all’area amministrazione e ha tutti i suoi clienti divisi per operativo di studio, dove ogni operativo ha le sue azienda da dover seguire.
Sceglie la banca e accede a tutti i movimenti bancari e procede alla riconciliazione.
In questo modo, oltre a un’operatività snella, puntuale e sicura, lo studio risolve un grande problema, che tutti i professionisti si sono probabilmente trovati ad affrontare.
Può infatti capitare, delle volte, che la riconciliazione sia più problematica, ad esempio se il cliente fa una distinta di pagamento con 5 bonifici.
Risalire dopo, ad esempio, un anno a cosa è stato fatto è fastidioso per lo studio e per il cliente, nonché difficile dal punto di vista pratico.
Grazie al sistema di riconciliazione bancaria automatica, è possibile lavorare mensilmente o con la scadenza decisa, per prevenire questo tipo di problemi.
E questa è la grande forza di un lavoro fluido e ben organizzato, che NON lascia nulla al caso ed evita problemi futuri, perché li risolve in via preventiva
Servizi aggiuntivi alle imprese clienti
Il secondo beneficio a cascata del sistema di riconciliazione bancaria automatica è la possibilità di offrire al cliente delle preziose informazioni aggiuntive sui suoi clienti.
Quali sono queste informazioni?
Ad esempio, consultando l’anagrafica dei clienti, il sistema ha delle analytics che permettono di:
- Calcolare la media dei ritardi di pagamento
- Calcolare i differenziali per i clienti
- Capire velocemente lo scaduto o lo scadere
- Capire quali sono i clienti più importanti, dati alla mano
Lo scenario in cui gli studi si trovano oggi a lavorare è quello di una forte competitività.
Il punto è questo: che lo studio ci metta 1 giorno o 10 mesi a fare la riconciliazione bancaria automatica NON interessa al cliente.
Ma se con la riconciliazione bancaria automatica si offrono servizi a valore aggiunto come queste informazioni, il cliente apprezza e ci si può far pagare di più, offrendo al contempo un lavoro qualitativamente elevato.
E il secondo punto è che l’avanzamento tecnologico deve essere amico di ogni studio professionale.
Gli strumenti ci sono e sono complici anche le nuove normative, quindi l’idea è di non mettersi come antagonisti, non remare contro perché ‘abbiamo sempre fatto così’, bensì di monitorare il processo, perché tutto ciò che non è monitorato non può essere migliorato.
L’avanzamento tecnologico è uno spartiacque nel mondo dell’impresa e non c’è ragione per cui il mondo degli studi professionali non possa entrare nella stessa logica
