A cosa serve la gestione elettronica documentale?
La gestione elettronica documentale è la gestione e la conservazione digitale e legale di tutti i documenti fiscali dell’azienda, in particolare fatture e DDT per B2B, B2C, B2PA.
Facciamo un piccolo salto indietro nel tempo al 2018, quando la Legge di Bilancio ha esteso l’obbligo della fatturazione elettronica (già attiva per le PA) anche ai soggetti privati a partire dal 2019.
Ricordiamo che dal 2024 la fatturazione elettronica sarà obbligatoria per tutti, quindi il consiglio è di iniziare a considerare gli strumenti che permettono sia di farla nel migliore dei modi che a un sistema di gestione elettronica documentale favorevole alla tua impresa.
GED FE per la fatturazione elettronica
GED FE ti offre un sistema completo, semplice quanto immediato per la tua fatturazione elettronica, che si sviluppa in 4 semplici passi:
- Caricamento della fattura: crei o carichi la tua fattura in formato XML
- Invio della fattura: il sistema attiva la firma automatica
- Gestione della la fattura: il sistema gestisce le notifiche e le ricevute SDI
- Conservazione dei documenti: GED FE procede con la conservazione digitale a norma di legge.
Considera che le fatture elettroniche emesse e inviate al sistema di interscambio devono essere conservate a norma dell’articolo 3 del D.M. 17/6/2014 (Conservazione dei documenti informatici, ai fini della loro rilevanza fiscale).
La domanda che sorge spontanea è: puoi conservare elettronicamente le fatture in formato XML presso un intermediario privato?
Certo, per la conservazione delle fatture elettroniche può avvalersi di qualunque soggetto, pubblico o privato, purché vi sia il rispetto delle regole tecniche previste dalla normativa.
Di fronte a te hai quindi due scelte:
→ Usufruire del servizio gratuito dell’Agenzia delle Entrate, dove l’unico formato accettato è XML, e il conservatore è SOGEI, società in House del Ministero dell’Economia e delle Finanze.
→ Attivare un servizio di conservazione in house o eventualmente in outsourcing, rispettando le regole tecniche di cui al DPCM del 3 dicembre del 2013.
La seconda scelta può riservarti dei benefici da considerare, ma prima una parentesi che ti aiuta a capire meglio il contesto ⤵️
“Gli obblighi di conservazione si intendono soddisfatti per tutte le fatture elettroniche nonché per tutti i documenti informatici trasmessi attraverso il Sistema di Interscambio e memorizzati dall’Agenzia delle Entrate”.
Questa definizione inserita nella legge di Bilancio 2018 ha dato vita a diverse interpretazioni, ma di base ci sono due motivi per cui l’impresa sceglie di effettuare la conservazione delle fatture:
- Rispettare l’obbligo di legge
- Portare efficienza all’interno dell’impresa
È possibile unirle?
La risposta è assolutamente sì. Prima diamo uno sguardo all’aspetto normativo.
La conservazione elettronica documentale è ‘governata’ da leggi che possono essere suddivise in tre classi principali:
- Le norme fiscali e tributarie: documento del MEF del 17.06.2014 che stabilisce come i documenti, comprese le fatture, devono essere conservati a norma nel formato digitale. Il documento è stato superato dal Dlgs. 127/2015 che stabilisce che l’obbligo – prima in capo all’azienda – ora viene assolto dall’Agenzia delle Entrate.
- Le regole tecniche del CAD (Codice dell’Amministrazione Digitale)
- Le norme civilistiche: l’articolo di riferimento è il 2220 che riporta come le scritture debbano essere conservate per 10 anni dalla data di registrazione. Lo stesso arco temporale è stabilito per “fatture, le lettere e i telegrammi ricevuti e le copie delle fatture, delle lettere e dei telegrammi spediti”. per gli effetti giuridici e di responsabilità civile, questo compito spetta naturalmente all’impresa.
Su quest’ultimo punto è bene fare una riflessione.
Se l’impresa dovesse – ad esempio – presentare una fattura per una causa civile in tribunale, come può ottenerla se fosse ‘in mano’ solo dell’Agenzia delle Entrate?
Se il portale – per qualsiasi motivo – non ne consentisse la presentazione, su chi ricadrebbe la responsabilità?
Chi risponderebbe per eventuali danni?
E se la controparte in giudizio fosse proprio l’Agenzia delle entrate?
GED FE è la risposta per la gestione elettronica documentale
Il servizio GED FE permette a qualsiasi software di integrarsi nell’intero processo di fatturazione elettronica del ciclo attivo e passivo.
Tutte le fatture vengono posizionate in una cartella FTP dal gestionale e, da quel momento, il processo è delegato al servizio GED FE, che lavora rispondendo perfettamente alla normativa in corso.
Ulteriore beneficio: le fatture ricevute dai fornitori diventano disponibili e immediatamente visualizzabili dal portale, ma anche prese in carico dal gestionale, il che permette di automatizzare la registrazione in contabilità, con grandi miglioramenti nella gestione complessiva dell’impresa.
La sicurezza nella gestione elettronica documentale
La sicurezza digitale infrastrutturale è un tema ‘incandescente’ e per questo GED FE ha scelto la sicurezza dei Data Center di Telecom Italia.
Si tratta di strutture industrializzate, frutto di robusti investimenti che vantano le seguenti caratteristiche:
- Sicurezza fisica, logistica e della rete
- Hosting adatto a gestire con le massime prestazioni le applicazioni più critiche
- Sistemi strutturali raffinati di condizionamento, gruppi di continuità, generatori elettrici, sistemi antincendio, anti allagamento, anti intrusione e vigilanza armata 24 ore su 24 ore, 7 giorni su 7
- Assistenza tecnica con personale specializzato TIM 24 ore su 24 per 365 giorni l’anno
- Monitoraggio della sicurezza dell’infrastruttura tramite sistemi di IDS/IPS
7 vantaggi immediati della gestione elettronica documentale
I vantaggi della gestione elettronica documentale vanno oltre il rispetto delle norme di legge perché, come detto, questo processo rende più efficiente l’impresa nel suo complesso.
Eccone i 7 principali:
- Metti ordine nella gestione delle fatture
- Puoi risalire alle fatture che si desideri/ti serve analizzare
- Risparmi tempo nella conservazione delle fatture
- Risparmi spazio nella conservazione delle fatture
- Sfrutti un sistema che velocizza la conservazione sostitutiva e limita il più possibile i margini di errore
- Approvigioni il tuo team di strumenti affidabili e professionali, che offrono più tempo da dedicare ad attività di alto valore
- Proteggi l’ambiente, grazie all’eliminazione di documenti cartacei
