Rendi i processi aziendali più efficienti, eliminando l’uso di documenti cartacei e generando un risparmio significativo sui costi

GEDfe
Gestione Elettronica
Documentale

La gestione elettronica documentale e la conservazione digitale e legale di tutti i documenti fiscali (fatture e DDT per B2B, B2C, B2PA) consente all’Azienda di eliminare definitivamente il formato cartaceo e di realizzare un forte risparmio sui costi di stampa, di spedizione e di conservazione e consente di rispondere a criteri di efficienza nei processi aziendali.

La Legge di Bilancio 2018 ha esteso l’obbligo della fatturazione elettronica, precedentemente introdotta per le Pubbliche Amministrazioni, anche ai soggetti privati a partire dal 1° gennaio 2019.

La fattura elettronica è un documento elettronico in formato XML, prodotto secondo determinati standard tecnici, che deve rimanere immutabile e inalterabile nel tempo.

Utilizzando il servizio GEDfe, è possibile avere un sistema completo, semplice ed immediato per la gestione elettronica documentale e la conservazione delle tue fatture elettroniche.

Come funziona?

Sì. Le fatture elettroniche emesse e inviate al sistema di interscambio devono essere conservate secondo l’articolo 3 del D.M. 17/6/2014 (Conservazione dei documenti informatici, per la loro rilevanza fiscale) che recita:

  1. I documenti informatici devono essere conservati in modo che:
    1. Si rispettino le norme del codice civile, le disposizioni del codice dell’amministrazione digitale, le relative regole tecniche e le altre norme tributarie riguardanti la corretta tenuta della contabilità;
    2. Siano possibili le funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni dagli archivi informatici in relazione almeno al cognome, al nome, alla denominazione, al codice fiscale, alla partita IVA, alla data o associazioni logiche di questi ultimi, quando tali informazioni sono obbligatorie. Ulteriori funzioni e chiavi di ricerca ed estrazione possono essere stabilite in relazione alle diverse tipologie di documento con provvedimento delle competenti Agenzie fiscali.
  2. Il processo di conservazione dei documenti informatici termina con l’apposizione di un riferimento temporale opponibile a terzi sul pacchetto di archiviazione.
  3. Il processo di conservazione descritto nei commi precedenti deve essere effettuato entro il termine previsto dall’art. 7, comma 4-ter, del decreto-legge 10 giugno 1994, n. 357, convertito con modificazioni dalla legge 4 agosto 1994, n. 489. (ossia non oltre tre mesi dal termine di presentazione della dichiarazione dei redditi dell’anno di riferimento delle fatture, n.d.r.).

Sì. Per la conservazione delle fatture elettroniche, si può avvalere di qualsiasi soggetto, pubblico o privato, purché sia assicurato il rispetto delle regole tecniche sopra indicate.

Il contribuente ha due opzioni disponibili:

  1. Il servizio gratuito offerto dall’Agenzia delle Entrate, disponibile dal 1 luglio 2016. Si prega di notare che l’unico formato accettato è XML, e SOGEI, una società interna del Ministero dell’Economia e delle Finanze, funge da conservatore.
  2. Il servizio di conservazione interna o, eventualmente, esterna, in conformità con le regole tecniche stabilite dal DPCM del 3 dicembre 2013.

La Legge di Bilancio 2018, introducendo l’obbligo legale con la modifica del Dlgs. 127/2015, stabilisce che “Gli obblighi di conservazione si intendono soddisfatti per tutte le fatture elettroniche nonché per tutti i documenti informatici trasmessi attraverso il Sistema di Interscambio e memorizzati dall’Agenzia delle Entrate”.

Sono state fatte diverse interpretazioni legittime e rispettabili di questo testo. In sintesi, ci sono due principali fattori che possono influenzare la decisione delle aziende di conservare o meno la fattura; il primo è legato alle leggi e norme statali, il secondo alla volontà di aumentare l’efficienza all’interno dell’azienda.

Le leggi che stabiliscono gli obblighi di conservazione dei documenti fiscali sono diverse. Sostanzialmente, possono essere suddivise in tre categorie:

  • Le norme fiscali e tributarie
  • Le norme civilistiche
  • Le regole tecniche del CAD (Codice dell’Amministrazione Digitale)

Per quanto riguarda i documenti di rilevanza fiscale, la norma tributaria di riferimento è il Decreto del MEF del 17 giugno 2014. Questo stabilisce le modalità con cui tali documenti, inclusi le fatture, devono essere conservati in formato digitale. Si potrebbe argomentare che questa norma fiscale per la conservazione delle fatture elettroniche sia superata dalla modifica del Dlgs.127/2015. Quindi, l’obbligo, prima in capo all’azienda, viene ora assolto dall’Agenzia delle Entrate.

C’è poi il Codice Civile che regola le obbligazioni per le persone fisiche e le aziende nei rapporti con i terzi. L’Art.2220 recita: “Le scritture devono essere conservate per dieci anni dalla data dell’ultima registrazione. Per lo stesso periodo devono conservarsi le fatture, le lettere e i telegrammi ricevuti e le copie delle fatture, delle lettere e dei telegrammi spediti”.

Quest’ultima norma, a meno di ulteriori interventi legislativi che modifichino il Codice Civile, non può essere considerata automaticamente assolta dall’Agenzia delle Entrate. Infatti, è un obbligazione riferita all’impresa che produce le scritture contabili, non solo per soddisfare obblighi fiscali, ma anche per gli effetti giuridici e di responsabilità civile che possono derivare nei rapporti con altre controparti.

Ad esempio, pensiamo alla necessità di presentare una fattura in tribunale per una causa civile. Se il portale dell’Agenzia delle Entrate non permettesse la presentazione del documento, chi sarebbe responsabile? Chi risponderebbe per eventuali danni? E se la controparte in giudizio fosse l’Agenzia delle Entrate stessa?

Il servizio GEDfe per la gestione elettronica documentale permette a qualsiasi software di integrarsi nell’intero processo di fatturazione elettronica, sia per il ciclo attivo che passivo.

Per quanto riguarda il ciclo attivo: le fatture inviate B2B, B2C o PA vengono posizionate in una cartella FTP dal software di gestione. Da quel momento, il processo è delegato al servizio GEDfe, rendendo l’approccio alla nuova normativa semplice e immediato.

Le fatture ricevute dai fornitori saranno rese disponibili e potranno essere visualizzate dal portale. Inoltre, possono essere prese in carico dal software di gestione per automatizzare il più possibile il processo di registrazione in contabilità.

Tutti gli step

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Per la conservazione elettronica digitale, Must Web ha optato per la sicurezza dei Data Center di Telecom Italia. Queste strutture sono altamente industrializzate e dotate dei sistemi, impianti e risorse professionali più moderni, grazie a ingenti investimenti e a una lunga esperienza nei servizi alle imprese:

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Soluzioni disponibili all'acquisto​

Timbratura fatture (agevolate) e gestione marcature (GEDfe)

Per l'azienda

Servizio per fatturazioni elettroniche GEDfe

Il servizio riguarda le fatture in formato XML. Tale servizio prevede la generazione di un nuovo documento in formato PDF contenente il Timbro recante l’importo e la scadenza delle relative fatture.

Se già utilizzi un app di fatturazione elettronica diverso da GEDfe vai a: Timbratura fatture (agevolate) e gestione marcature (altri Provider)

Canone annuale (Fino a 100 documenti)
€ 90,00 (IVA Esclusa)

Contributo di attivazione
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90,00 € IVA esclusa

Timbratura fatture (agevolate) e gestione marcature (altri Provider)

Per l'azienda

Servizio per fatturazioni elettroniche di altri provider

Il servizio riguarda le fatture in formato XML. Tale servizio prevede la generazione di un nuovo documento in formato PDF contenente il Timbro recante l’importo e la scadenza delle relative fatture.

Canone annuale (Fino a 100 documenti)
€ 90,00 (IVA Esclusa)

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190,00 € IVA esclusa

NSO – Protocollo di attivazione del nodo di smistamento degli ordini di acquisto

Per l'azienda

Modulo aggiuntivo GEDfe

Gli Enti del Servizio Sanitario Nazionale inviano i loro ordini per l’acquisto di beni in modo elettronico tramite il Nodo di Smistamento degli Ordini di acquisto (NSO). Questo modulo attiva il collegamento al nodo NSO per le Aziende che offrono beni e servizi agli Enti pubblici.

Canone annuale
€ 90,00 (IVA Esclusa)

Contributo di attivazione
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Peppol – Protocollo per la fattura elettronica europea

Per l'azienda

Modulo aggiuntivo GEDfe

Servizio per la gestione automatica delle fatture elettroniche in formato UBL PEPPOL.

Canone annuale (Fino a 500 documenti/anno)
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€ 350,00 (IVA Esclusa)

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Servizio duplicazione dei file conservati su supporto dvd

Per l'azienda

Modulo aggiuntivo GEDfe

Servizio di estrazione di una copia delle fatture conservate su supporto DVD.

Per ogni supporto DVD 
€ 49,00 (IVA Esclusa)

49,00 € IVA esclusa

Servizio duplicazione dei file conservati

Per l'azienda

Modulo aggiuntivo GEDfe

Servizio di estrazione e download di una copia delle fatture conservate.

Per ogni classe documentale (in Conservazione)
€ 19,00 (IVA Esclusa)

19,00 € IVA esclusa

Integrazione Robot app (fatture e corrispettivi da agenzia entrate)

Per l'azienda

Modulo aggiuntivo GEDfe

Il software Robot APP, in modo automatico, si collega alla Agenzia delle Entrate e verifica/riconcilia le fatture ricevute dall’HUB GEDfe.

Canone annuale
€ 240,00 (IVA Esclusa)

Contributo di attivazione
€ 1.200,00 (IVA Esclusa)

1.440,00 € IVA esclusa