Tutto parte da un’idea: i documenti sono una testimonianza, che fino ad alcuni anni fa era fatta di sola carta.
Aziende, cittadini, pubblica amministrazione hanno da sempre dovuto conservare documenti per scopi diversi, compresi quelli contributivi.
Con l’avvento della digitalizzazione, il processo di conservazione di questi documenti è diventato per l’appunto digitale, portando con sé delle richieste specifiche che vedremo in questo articolo.
Prima di affrontare l’argomento è bene fare una precisazione: i documenti digitali possono essere ‘nativi’ quindi creati originariamente in questo formato, oppure possono essere nati su carta e successivamente dematerializzati, ovvero digitalizzati.
Ecco perché la conservazione digitale e la conservazione sostitutiva non sono propriamente la stessa cosa.
L’archiviazione digitale può riferirsi ai documenti che nascono digitali, mentre la conservazione sostitutiva può fare riferimento a tutti quei documenti nati su carta, e che nel corso del tempo sono stati digitalizzati.
Ancora, la conservazione digitale può essere intesa come quel processo che serve per archiviare un documento informatico, sia esso nativo o dematerializzato.
Fare chiarezza sui termini è utile per inquadrare il contesto con le parole giuste.
Per uso comune, la conservazione dei documenti informatici viene oggi chiamata conservazione sostitutiva, ma la nomenclatura corretta sarebbe conservazione digitale a norma.
Cos’è la conservazione sostitutiva
La conservazione sostitutiva è un iter informatico con cui si conservano, proteggono, custodiscono i documenti informatici, per assicurare il loro valore legale nel sistema documentale dell’impresa.
Che differenza c’è tra conservazione sostitutiva e archiviazione elettronica?
Come visto all’inizio dell’articolo, i termini vengono usati come sinonimi, ma è bene ribadire la differenza per seguire la giusta strada nella gestione documentale.
- Archiviazione elettronica: attività che permette di memorizzare (salvare) un documento su un supporto digitale. Possiamo intenderlo come il parallelo dell’archiviazione cartacea, solo che cambia il supporto
- Conservazione digitale: i processi che permettono di conservare a norma un documento di natura digitale
- Conservazione sostitutiva: processo di trasformazione di un documento cartaceo in digitale e la sua conservazione a norma
Autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità sono le caratteristiche che la conservazione sostitutiva deve assicurare in linea con quanto previsto dall’art. 44 del Codice dell’Amministrazione digitale (D.Lgs. n. 82/2005, così come recentemente modificato dal D.Lgs. n. 217/2017).
A cosa serve la conservazione sostitutiva: le norme
Ci sono due norme di riferimento:
- Il Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) https://www.agid.gov.it/it/piattaforme/conservazione
- Le linee guida dell’AgID, che definiscono le regole tecniche della gestione dei documenti (formati, metadati e molto altro)
Cosa rende a norma il processo di archiviazione sostitutiva?
L’efficacia probatoria, ovvero il documento informativo archiviato diventa una prova, una testimonianza, attestata grazie al processo di sottoscrizione elettronica e all’apposizione della cosiddetta marca temporale.
In sostanza, il documento archiviato diventa immodificabile, autentico e ha una validità legale.
L’obiettivo è quello di tutelare l’impresa da un’eventuale perdita di valenza giuridica e di efficacia probatoria dei documenti stessi.
Come conservare a norma i documenti digitali?
La conservazione digitale deve seguire un processo specifico, suddiviso in 3 fasi altrettanto specifiche:
- Versamento
- Archiviazione
- Distribuzione
Versamento
La prima fase della conservazione sostitutiva è il versamento, ovvero i documenti devono essere versati – che in questo caso significa consegnati – alla figura che si occupa della conservazione, ovvero il responsabile della conservazione.
In che modo?
Attraverso quello che viene definito un pacchetto do versamento, che altro non è che un termine informatico per indicare un insieme di file.
Il responsabile verifica quindi che il pacchetto abbia i requisiti tecnici e normativi per la conservazione e, se è tutto idoneo, invia un documento che attesta la presa in carico del pacchetto da parte del sistema.
Archiviazione
Viene generato il pacchetto di archiviazione a cui vengono associate firma digitale e marca temporale.
Distribuzione
È l’ultimo passaggio, con cui viene generato un pacchetto che servirà, ad esempio, se bisogna consultare un certo documento o se lo si deve esibire come prova legale.
Come si fa la conservazione sostitutiva in azienda?
Oltre ai 3 passi definiti, possiamo dividere l’operatività, ovvero il come si fa la conservazione sostitutiva in modalità di organizzazione:
- Definire se la conservazione sostitutiva viene svolta in azienda o affidata a soggetti terzi (parzialmente o interamente)
- Definire i ruoli, ovvero chi produce i documenti, chi sono gli utenti e chi è il responsabile della conservazione
- Descrivere il processo di conservazione nel dettaglio
Quando bisogna fare la conservazione sostitutiva?
L’articolo di riferimento è il 3, comma 3, del D.M. 17.06.14 (che rinvia all’articolo 7, comma 4-ter, del D.L. n. 357/1994):
“La conservazione dei documenti informatici, ai fini della rilevanza fiscale, deve essere eseguita entro il terzo mese successivo al termine di presentazione delle dichiarazioni annuali, da intendersi, in un’ottica di semplificazione e uniformità del sistema, con il termine di presentazione delle dichiarazioni dei redditi”.
Cosa serve per fare la conservazione sostitutiva?
Essenzialmente, per conservare a norma i documenti digitali servono 3 strumenti specifici:
- La firma digitale: questa firma attribuisce la paternità, l’integrità e la riservatezza ai documenti elettronici, ovvero garantisce l’identità di chi ha firmato e che il documento non venga alterato dopo la firma
- Il riferimento temporale: data e l’ora associate al documento informatico, così può essere datato in modo certo
- La marcatura temporale: è un’evidenza informatica che contiene una data e un orario certi. Questi dati rendono il riferimento temporale opponibile a soggetti terzi, perché la marca temporale viene erogata da un ente certificatore Ente Certificatore detto anche Time-Stamping Authority (TSA) che garantisce l’identità del soggetto che utilizza la firma digitale
Chi è il responsabile della conservazione?
La figura del responsabile della conservazione sostitutiva è cruciale per il processo.
Si tratta di una persona fisica che deve appartenere all’organizzazione dell’azienda, e che è responsabile di una serie di attività previste da questa normativa (articolo 7 delle regole tecniche previste dal Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 3 dicembre 2013 ( “Regole tecniche in materia di sistema di conservazione ai sensi degli articoli 20, commi 3 e 5-bis, 23-ter, comma 4, 43, commi 1 e 3, 44 , 44-bis e 71, comma 1, del Codice dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005” del sistema di conservazione).
In sostanza, il RdC, il Responsabile della Conservazione ha questi compiti:
- Definire in conformità alla normativa vigente le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione
- Gestire il processo di conservazione e garantire che rispetti la normativa nel tempo
- Generare il rapporto di versamento, secondo le modalità previste dal manuale di conservazione
- Generare e sottoscrivere il pacchetto di distribuzione con la firma digitale nei casi previsti
- Monitorare che il sistema di conservazione sostitutiva funzioni correttamente
- Verificare periodicamente (con cadenza non superiore a 5 anni) che gli archivi siano integri e leggibili
- Se ci sono problemi nella memorizzazione dei documenti agire tempestivamente
Se non espressamente comunicato, nelle aziende private il ruolo di RdC è assunto dal Rappresentante Legale.
Il RdC può affidare a un soggetto esterno lo svolgimento di tutte o di parte le attività connesse con le proprie responsabilità secondo questo articolo (art. 6, comma 6 delle Regole Tecniche).
Quali documenti si possono conservare?
Conosciamo l’obbligo di conservazione delle fatture elettroniche.
A norma di legge, si possono conservare digitalmente anche altri documenti, quali:
- Il libro giornale
- Il libro degli inventari
- Le scritture patrimoniali, reddituali e di magazzino
- Le dichiarazioni fiscali
- F23 ed F24
- Bilanci di esercizio
- Registri che siano utili ai fini IVA
- Registro dei beni ammortizzabili
In sostanza, tutti i documenti prodotti dall’azienda sono conservabili a norma, però NON tutti possono essere distrutti quando termina il processo di conservazione (ad esempio i Documenti Originali Unici).
Dove reperire le informazioni su quali documenti bisogna tenere?
Circolare dell’Agenzia delle Entrate n. 36/2006
CAD (Codice Amministrazione Digitale)
Cosa serve all’impresa per fare la conservazione sostitutiva?
- Un software che effettui il processo di conservazione digitale secondo la più recente normativa (scoprilo qui)
- Un software di firma digitale
- Un account di marcatura temporale
Perchè fare la conservazione sostitutiva? 7 +1 vantaggi immediati per l’impresa
Come tutti i processi di digitalizzazione, anche la conservazione sostitutiva merita di essere vista come una fonte di benefici tangibili per l’impresa, che grazie a questo sistema può:
- Evolvere i processi amministrativi
- Migliorare i rapporti fra clienti e fornitori
- Reperire immediatamente i documenti che ha bisogno di consultare
- Svincolarsi da archivi cartacei ingombranti e dispersivi e riutilizzare lo spazio recuperato
- Risparmiare costi nel budget e dell’imposta di bollo sul libro giornale
- Far risparmiare a personale e collaboratori tempo ed energie da dedicare ad attività di più alto valore
- Ordinare i documenti e avere a disposizione un sistema facile di consultazione in caso di controlli, verifiche o contenziosi
- Fare un scelta green, che fa bene al pianeta
